Wamena, Papua Pegunungan - Komisi Pemilihan Umum (KPU) merupakan institusi yang memiliki peran penting dalam menjaga dan menjamin keberlangsungan demokrasi. Pada tingkat kabupaten, efektivitas kinerja KPU Nduga sangat bergantung pada pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) serta data kepegawaian yang akuntabel. Menjajaki era digital, digitalisasi arsip kepegawaian merupakan keharusan untuk memastikan efisiensi, keamanan dan kecepatan akses. Kepala Sub Bagian Partisipasi, Hubungan Masyarakat dan SDM KPU Nduga, Herman Yohanes menjelaskan bahwa tata kelola digitalisasi arsip kepegawaian menghadapi dua tantangan utama yaitu memenuhi standar kearsipan nasional (ANRI) dan mengatasi keterbatasan infrastruktur. Kedua tantangan ini menjadi landasan penting bagi KPU Nduga untuk berpikir tentang cara menyusun strategi dan pilar tata kelola yang mampu mewujudkan arsip kepegawaian yang lebih modern.
Pentingnya Digitalisasi Arsip Kepegawaian
Arsip kepegawaian meliputi dokumen krusial seperti riwayat pendidikan, kenaikan pangkat, mutasi, penilaian kinerja, hingga penetapan pensiun. Herman menerangkan bahwa data-data tersebut memiliki urgensi yang tinggi, karena menjamin hak-hak administratif pegawai, mencegah sengketa, mempermudah proses audit internal maupun eksternal, serta mempercepat proses administrasi termasuk proses pengajuan kenaikan pangkat, jabatan serta pensiun. Data yang tersaji dengan akurat dan cepat akan menjadi dasar perencanaan SDM, khususnya untuk penugasan pegawai dalam mendukung setiap tahapan pemilu mendatang.
Dasar Tata Kelola Arsip Digital yang Efektif
Berikut tata kelola arsip digital yang baik dan efektif yang perlu diterapkan oleh KPU Nduga, diantaranya:
Kebijakan dan klasifikasi jelas dengan mengadopsi Daftar Klasifikasi Arsip (DCA) KPU Pusat. Setiap dokumen harus memiliki metadata standar (tanggal, subjek, unit kerja) agar mudah dicari dan dipertanggungjawabkan.
Standar teknologi dan keamanan yang memastikan otentisitas dan integritas data melalui enkripsi, hak akses bertingkat, dan firewall yang kuat.
Backup ganda guna menyimpan salinan data di server lokal dan cloud untuk mengantisipasi gangguan listrik dan internet pada medan yang sulit.
SDM yang Kompeten dengan melatih operator khusus dalam teknik konversi digital (scanning resolusi tinggi, format PDF/A) dan penginputan metadata yang benar.
Tantangan Penerapan Digitalisasi Arsip Kepegawaian di KPU Nduga
Proses mengimplementasikan tata kelola arsip digital di KPU Nduga menemukan sejumlah tantangan spesifik seperti infrastruktur jaringan, akses listrik dan internet yang terbatas atau tidak stabil, keterbatasan anggaran, serta perangkat kebutuhan akan scanner berkualitas tinggi. Faktor geografis menuntut perencanaan logistik dan metode pelatihan yang adaptif bagi pegawai di wilayah masih sulit dijangkau, sehingga perlu dukungan anggaran berkelanjutan, peningkatan kapasitas SDM lokal, dan kerja sama dengan pemerintah maupun penyedia layanan teknologi untuk memastikan kelancaran program digitalisasi arsip kepegawaian dapat berjalan dengan baik.
Optimisme Digitalisasi Arsip Kepegawaian
Meski menghadapi keterbatasan infrastruktur, KPU Nduga tetap berkomitmen menjaga transparansi dan akuntabilitas data yang dimiliki. Sebagai langkah awal, instansi ini telah mulai mengunggah dan menata data kepegawaian ke link internal guna mempermudah akses dan keamanan penyimpanan. Melalui kebijakan kearsipan yang jelas, penerapan teknologi tepat, backup berlapis, dan peningkatan kapasitas SDM, KPU Nduga berbenah demi melindungi hak pegawai dan mendokumentasikan riwayat kepegawaian secara rapi. Digitalisasi arsip kepegawaian bukan sekedar penyimpanan dokumen, tetapi investasi jangka panjang untuk menjaga integritas KPU Nduga di setiap tahapan pemilu.