Wamena - Dalam rangka mewujudkan sistem kearsipan yang tertib, aman, dan mudah digunakan, Komisi Pemilihan Umum Kabupaten (KPU) Nduga berupaya meningkatkan pengelolaan arsip menjadi lebih efisien dan modern.

Langkah ini sejalan dengan Keputusan KPU Nomor 704 Tahun 2025 yang mengubah Keputusan KPU Nomor 211 Tahun 2024 tentang Pedoman Teknis Transfer Media Arsip di seluruh KPU, serta pedoman dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Tujuan Alih Media bagi KPU Nduga

Alih Media Arsip adalah proses pemindahan informasi arsip dari satu media ke media lain dengan tujuan menjamin kelestarian dan kemudahan akses arsip tersebut.

Secara singkat, kegiatan ini memiliki 3 Point Penting :

1. Memindahkan Informasi Arsip, bukan hanya menyalin berkas secara fisik, melainkan memastikan semua informasi dan konteks berkas dipindahkan dalam bentuk aslinya.

2. Transfer dari satu media ke media lain, seperti dari kertas ke berkas digital (PDF/TIFF), dari foto ke berkas gambar, atau dari video ke format digital.

3. Tujuan Penggunaan Media Arsip, dengan menjaga "kelestarian arsip" berarti memastikan arsip tidak rusak oleh waktu atau lingkungan. Akses yang lebih mudah ke arsip digital, yang dapat diakses, dibagikan, dan disimpan dengan lebih cepat dan aman.

Transformasi Digital di KPU Nduga

Ahmad Rezha Ibrahim, yang akrab disapa Rezha, merupakan staf Subbagian Keuangan, Umum, dan Logistik KPU Kabupaten Nduga. Ia menyampaikan bahwa penggunaan alih media arsip menjadi langkah penting untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi.

“Kami berharap dengan mendigitalkan media-media ini, proses akses, berbagi, dan penyimpanan data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan aman,” ujar Rezha.

Menurutnya, digitalisasi arsip juga membuat proses pencarian dan pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien serta meminimalkan risiko kerusakan atau kehilangan data. “Hal ini merupakan bagian dari upaya menjaga keamanan arsip agar tetap terpelihara dengan baik,” tambahnya.

Rezha juga menjelaskan bahwa setiap arsip yang dialihmediakan akan diberi tanda “Komisi Pemilihan Umum” sebagai bentuk pengamanan dan penjaminan keaslian dokumen.

Langkah-langkah tersebut mendukung penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dan meningkatkan integrasi data kelembagaan KPU di semua tingkatan, khususnya di KPU Nduga.

Implementasi di Lapangan

Dalam praktiknya, Alih Media Arsip KPU Nduga dilakukan dengan cara sebagai berikut:

- Mengubah file fisik menjadi dokumen digital dalam bentuk PDF.

- Memberikan watermark resmi yang ditulis oleh Komisi Pemilihan Umum.

- Menyimpan dokumen tersebut di sistem penyimpanan elektronik yang mudah diakses dan aman dari kehilangan, seperti Google Drive.

Tanggung Jawab dan Keterbukaan

KPU Nduga menegaskan komitmennya untuk membangun "pengelolaan arsip yang transparan, akuntabel, dan efisien" dengan menerapkan sistem Alih Media Arsip.

Sebelumnya, arsip sulit ditemukan dan mudah dibongkar, namun kini arsip mudah diakses secara digital dan dapat diakses kapan saja.

"Alih Media Arsip bukan sekedar perubahan sistem, namun juga kesadaran untuk mengelola arsip dengan lebih baik, lebih efisien, dan tetap asli", kata Rezha di akhir keterangannya.

Ini merupakan bagian dari komitmen KPU Nduga terhadap pengelolaan data yang modern dan profesional. (REZ)

Baca juga: Badan Adhoc: Peran Penting Perpanjangan Tangan KPU Kabupaten Nduga